Program do fizjoterapii sportowej przy pracy w klubie i gabinecie

Program do fizjoterapii sportowej wykorzystywany równolegle w klubie i prywatnym gabinecie powinien porządkować coś więcej niż wolne godziny. Oba środowiska działają w innym rytmie. Praca klubowa zależy od treningów, meczów, wyjazdów i ustaleń sztabu, natomiast pacjent prywatny rezerwuje konkretną usługę, planuje dojazd, płatność i kolejne spotkania.

Problemy zwykle zaczynają się jeszcze przed wpisaniem wizyty do kalendarza. Pacjent wybiera niewłaściwą usługę, nie zna miejsca spotkania albo zasad odwołania, a ustalenia dotyczące płatności i kontynuacji zostają w wiadomościach. Sam kalendarz nie rozwiąże takiego problemu — potrzebny jest spójny proces od pierwszego kontaktu do rozliczenia wizyty.

Oddziel ścieżkę klubową od prywatnej

Zawodnik zgłaszający dolegliwość po treningu, pacjent pierwszorazowy w gabinecie i osoba przychodząca na krótką kontrolę mogą wymagać innych terminów oraz zasad organizacyjnych. Nie oznacza to diagnozowania przez formularz rezerwacyjny. Chodzi wyłącznie o ustalenie rodzaju wizyty, miejsca, czasu trwania i sposobu rozliczenia.

CaReMe pozwala tworzyć usługi, przypisywać specjalistów i gabinety oraz wykrywać kolizje w grafiku. Dzięki temu można odrębnie opisać pierwszą wizytę, kontrolę czy spotkanie klubowe i przypisać im właściwy czas oraz miejsce.

Warto pamiętać, że CaReMe nie prowadzi potwierdzonego salda pakietów pacjenta. Jeśli gabinet sprzedaje pakiety, sposób ewidencjonowania wykorzystanych spotkań i odwołań trzeba ustalić osobno. Więcej wskazówek zawiera artykuł o pakietach wizyt w pełnym cyklu terapii.

Udostępniaj online tylko rzeczywiście dostępne terminy

Dostępność online nie musi obejmować każdej godziny, w której fizjoterapeuta może znaleźć się w gabinecie. Powinna uwzględniać czas przeznaczony na klub, wizyty prywatne, kontrole, dokumentację oraz nieobecności związane na przykład z wyjazdem drużyny.

Przy układaniu grafiku warto rozdzielić:

• bloki klubowe i prywatne wizyty gabinetowe,
• pierwsze wizyty i krótsze kontrole,
• pojedyncze spotkania i stałe terminy,
• poszczególne gabinety oraz czas pracy specjalistów,
• godziny dostępne online i czas pozostawiony na zmiany w planie klubu.

CaReMe obsługuje rezerwacje online, potwierdzanie rezerwacji, stałe terminy, czas pracy i nieobecności. Program może więc pomóc zbudować uporządkowany grafik, ale jego jakość zależy od konfiguracji: właściwego czasu usług, dostępności specjalistów i przypisania odpowiednich gabinetów.

Sygnałem do korekty ustawień jest regularne ręczne przenoszenie wizyt po dokonaniu rezerwacji. Jeśli kontrole trafiają w miejsca przeznaczone na pierwsze wizyty albo pacjenci prywatni zajmują czas potrzebny klubowi, dostępność jest prawdopodobnie zbyt szeroka lub usługi zostały opisane nieprecyzyjnie.

Przypomnienie powinno zawierać najważniejsze informacje

Przypomnienie o wizycie powinno ograniczać liczbę dodatkowych pytań. Pacjent musi wiedzieć, kiedy i gdzie ma się pojawić oraz jak skontaktować się z gabinetem w razie zmiany planu. Jeżeli obowiązują zasady późnego odwołania, należy przekazać je wcześniej, najlepiej już podczas rezerwacji.

Treść komunikatu można dopasować do rodzaju spotkania. Pacjent pierwszorazowy może potrzebować adresu gabinetu, informacji o czasie trwania i sposobie płatności. W przypadku zawodnika klubowego istotne będzie miejsce spotkania i jego powiązanie z planem treningowym.

Termin wizyty: wtorek, godz. 18:00, gabinet przy ul. X. Jeśli nie możesz przyjść, skontaktuj się z gabinetem najpóźniej 24 godziny przed wizytą. Zasady odwołania zostały przekazane podczas rezerwacji.

To jedynie przykładowa treść. Termin odwołania oraz ewentualne konsekwencje powinny wynikać z regulaminu przyjętego przez gabinet i przekazanego pacjentowi przed rezerwacją.

CaReMe obsługuje wiadomości SMS, e-maile i przypomnienia. Nie należy jednak zakładać, że samo wysłanie wiadomości rozwiąże obsługę zmian. Gabinet nadal powinien ustalić, którym kanałem przyjmuje odwołania i kto odpowiada za aktualizację kalendarza.

Jeśli wolne okna regularnie pojawiają się w podobnych porach, pomocny może być artykuł o tym, dlaczego okienka są kosztem braku rytmu pracy.

Ustal osobne zasady odwołań i rozliczeń

Zmiana terminu wynikająca z planu treningowego nie jest tym samym co nieobecność pacjenta prywatnego. Różne mogą być także zasady dotyczące pierwszej wizyty, stałych terminów i spotkań opłaconych z góry.

Przed uruchomieniem zapisów warto określić:

• do kiedy można odwołać wizytę bez konsekwencji,
• czy wybrane usługi wymagają płatności online,
• kto zgłasza i wprowadza do kalendarza zmiany klubowe,
• jak ewidencjonowane są wizyty rozliczane z klubem,
• jak gabinet traktuje późne odwołanie spotkania objętego pakietem.

Są to zasady organizacyjne ustalane przez gabinet. CaReMe umożliwia płatności online za pośrednictwem Przelewy24 i obsługuje statusy płatności, ale nie należy utożsamiać tego z automatycznym naliczaniem opłaty za późne odwołanie ani z automatycznym rozliczaniem pakietów.

Warunki płatności i odwołań powinny być zgodne z regulaminem gabinetu oraz właściwymi przepisami. W razie wątpliwości dotyczących konstrukcji regulaminu, zaliczek lub opłat za nieobecność warto skonsultować je z prawnikiem. Organizacyjne wskazówki rozwija tekst o opłacie za odwołaną sesję terapeutyczną.

Domykaj wizytę: status, płatność i kolejny krok

Po spotkaniu powinny zostać uporządkowane trzy elementy:

• status wizyty,
• status płatności lub sposób rozliczenia,
• kolejny termin albo informacja o zakończeniu danego etapu.

Jeżeli te dane pozostają w komunikatorach lub prywatnych notatkach, trudno odtworzyć przebieg współpracy. CaReMe udostępnia karty klientów, historię wizyt, notatki i notatki techniczne. System obsługuje również dokumenty, ich wzory, bezpieczną wysyłkę, akceptację i wycofanie.

Dokumentacja organizacyjna nie zastępuje dokumentacji medycznej ani oceny specjalisty. Zakres i sposób prowadzenia dokumentacji dotyczącej świadczeń zdrowotnych należy dopasować do charakteru działalności i obowiązujących przepisów, a w razie wątpliwości zweryfikować z odpowiednim doradcą.

CaReMe oferuje także analitykę, raporty, koszty, prognozy i eksporty. W pracy łączącej klub z gabinetem warto na ich podstawie sprawdzać między innymi obciążenie grafiku, statusy płatności i strukturę wizyt. Zakres analiz zależy jednak od danych konsekwentnie wprowadzanych do systemu.

Jak sprawdzić program przed wdrożeniem

Zamiast tworzyć kilka przykładowych wizyt, lepiej odtworzyć rzeczywisty tydzień pracy. W teście powinny znaleźć się treningi, wyjazd klubowy, pierwsze wizyty, kontrole, stałe terminy, nieobecność specjalisty, płatność online i zmiana terminu.

Podczas sprawdzania systemu odpowiedz na następujące pytania:

• Czy pacjent prywatny widzi online tylko przeznaczone dla niego terminy?
• Czy czas klubowy i gabinetowy są wyraźnie rozdzielone?
• Czy poszczególne usługi mają właściwy czas trwania i przypisany gabinet?
• Czy system wykrywa kolizje terminów specjalistów i gabinetów?
• Czy pacjent otrzymuje potwierdzenie oraz potrzebne przypomnienia?
• Czy płatność online i jej status są widoczne w odpowiednim miejscu?
• Czy po wizycie można łatwo odnaleźć jej historię, notatki i dokumenty?
• Czy raporty dostarczają danych potrzebnych do zmiany organizacji grafiku?

Dobrym miernikiem jest liczba spraw, które nadal trzeba odtwarzać z SMS-ów i komunikatorów. Jeżeli informacje o zmianach, płatnościach i kolejnych terminach pozostają poza systemem, trzeba poprawić konfigurację albo zasady pracy zespołu.

Program powinien chronić rytm pracy

Przy łączeniu pracy w klubie i prywatnym gabinecie nie chodzi o pokazanie pacjentom każdej wolnej godziny. Ważniejsze jest skierowanie właściwej osoby do odpowiedniej usługi, miejsca i specjalisty, z jasno określonym sposobem płatności oraz zmiany terminu.

CaReMe może połączyć rezerwacje online, kalendarz, stałe terminy, przypomnienia, płatności Przelewy24, dokumentację i raporty. Narzędzie nie zastąpi jednak decyzji organizacyjnych dotyczących podziału tygodnia, zasad współpracy z klubem czy obsługi pakietów.

Jeśli chcesz omówić ustawienie usług, dostępności, gabinetów, przypomnień i płatności, skorzystaj z kontaktu z zespołem CaReMe. Przed rozmową warto rozpisać typowy tydzień: czas klubowy, godziny gabinetu, rodzaje wizyt, nieobecności, sposób rozliczeń i najczęstsze zmiany w grafiku.