Wizyty i historia spotkań

Wizyta ma więcej informacji niż data i godzina

Dla recepcji ważny jest termin i status. Specjalista chce wiedzieć, czego dotyczy spotkanie i co ustalono wcześniej. Właściciel sprawdza rozliczenie oraz wpływ wizyty na wynik placówki. Te informacje powinny odnosić się do tego samego zdarzenia.

CaReMe łączy wizytę z klientem, usługą, specjalistą i gabinetem. Zamiast kilku wersji tej samej historii zespół pracuje na jednym zapisie, aktualizowanym podczas obsługi terminu.

Historia przydaje się wtedy, gdy można ją szybko odczytać

Lista wszystkich spotkań bez statusów i kontekstu nie pomaga w wyjaśnieniu sprawy. Dlatego przy wizycie dostępne są informacje o jej przebiegu, rozliczeniu i powiązanych materiałach. Można sprawdzić, czy termin się odbył, został odwołany albo nadal wymaga uzupełnienia.

Notatki i dokumenty są dostępne zgodnie z uprawnieniami. Recepcja nie musi otrzymywać tego samego zakresu danych co specjalista, a użytkownicy bez roli właścicielskiej nie potrzebują pełnych informacji finansowych.

Kolejny termin bez odtwarzania poprzedniej rozmowy

Przy regularnej współpracy liczy się ciągłość. Historia pomaga sprawdzić wcześniejsze terminy, zmiany i ustalenia przed kontaktem z klientem. Jest też podstawą do rzetelnego wyjaśnienia rozliczenia lub nieobecności.

CaReMe nie prowadzi wizyt grupowych z wieloma klientami przypisanymi do jednego spotkania. Każda wizyta jest związana z właściwą kartą klienta i konfiguracją usługi.

Historię buduje się podczas zamykania wizyty

Najwięcej braków powstaje wtedy, gdy zakończony termin nadal wygląda jak zaplanowany. Po spotkaniu warto od razu potwierdzić status, sprawdzić rozliczenie i zapisać tylko te ustalenia, do których zespół będzie musiał wrócić. Dzięki temu historia nie jest rekonstruowana po miesiącu z przelewów, wiadomości i pamięci kilku osób.

• Przed spotkaniem sprawdź dane klienta, usługę, osobę prowadzącą i potrzebny gabinet.
• Po spotkaniu oznacz rzeczywisty przebieg: realizację, odwołanie, zmianę albo nieobecność.
• Przed kolejnym kontaktem wróć do ostatniego ustalenia, zamiast pytać klienta o całą historię.

Dane wspólne dla kolejnych spotkań pozostają w karcie klienta i historii współpracy, a status należności można sprawdzić w części Płatności i zaległości. Przy pracy z osobą niepełnoletnią pomocny będzie poradnik o danych dziecka i opiekuna.

Nie każda informacja związana ze spotkaniem powinna trafić do ogólnej historii dostępnej dla zespołu. Zakres notatek i dokumentów należy ustalić zgodnie z rolami, tajemnicą zawodową i zasadą ograniczenia danych. Porządek polega również na tym, że właściwa informacja znajduje się we właściwym miejscu, a nie na gromadzeniu jak największej liczby wpisów.