Kalendarz i terminarz

Wolna godzina to za mało, żeby bezpiecznie umówić wizytę

Termin może wyglądać na dostępny, choć specjalista ma wtedy urlop albo potrzebny gabinet jest już zajęty. W małej placówce takie zależności da się przez pewien czas pamiętać. W większym zespole pamięć szybko przestaje wystarczać.

Kalendarz CaReMe łączy wizytę z osobą, usługą i pomieszczeniem. Podczas planowania sprawdza wszystkie te elementy. Recepcja nie musi otwierać kilku grafików i porównywać ich ręcznie, a właściciel widzi plan pracy całej placówki.

Stały termin nie oznacza sztywnego kalendarza

Regularne sesje, terapie, treningi czy lekcje można dodać jako cykl. Gdy wypada święto, urlop albo pojedyncza zmiana, poprawiasz wybrany termin bez przepisywania całej serii. W kalendarzu pozostaje czytelna historia tego, co było zaplanowane i co rzeczywiście się odbyło.

Usługi mogą mieć różny czas trwania. Pierwsza konsultacja nie musi zajmować tyle samo co kolejna wizyta, a przerwa między spotkaniami może zostać uwzględniona w harmonogramie pracy.

Jeden widok dla recepcji, specjalisty i właściciela

Każda osoba widzi zakres potrzebny do swojej pracy. Specjalista może skupić się na własnym planie dnia, recepcja obsługuje terminy całego zespołu, a właściciel sprawdza obłożenie i wolne miejsca. Uprawnienia nie wymagają udostępniania wszystkim tych samych danych.

Kalendarz działa w przeglądarce także na telefonie. Nie wymaga instalowania osobnej aplikacji mobilnej.

Najpierw odwzoruj zwykły tydzień, dopiero potem go poprawiaj

Wdrożenie kalendarza najlepiej zacząć od tygodnia, który naprawdę zdarza się w placówce. Wpisz godziny pracy specjalistów, realny czas usług, przerwy, urlopy i gabinety. Nie skracaj konsultacji tylko po to, aby grafik wyglądał na bardziej wypełniony. Jeżeli między spotkaniami potrzebny jest czas na notatkę, przygotowanie sali albo rozmowę z rodzicem, powinien być widoczny w planie.

• Najpierw ustaw osoby, pomieszczenia i usługi, które najczęściej powodują kolizje.
• Następnie dodaj stałe terminy i sprawdź wyjątki: święta, urlopy oraz pojedyncze przełożenia.
• Na końcu włącz komunikację, gdy zespół wie już, który zapis jest wiążący.

Konfigurację osób i czasu opisuje landing Zespół, usługi i cenniki. Po uporządkowaniu grafiku można dołączyć przypomnienia oraz zasady odwołań. Praktyczny przykład dla kilku pomieszczeń znajdziesz w poradniku jak ułożyć grafik specjalistów bez nakładania gabinetów.

Kalendarz nie naprawi niejasnych zasad dostępności. Pokaże jednak dokładnie, w którym miejscu obietnica złożona klientowi zderza się z grafikiem specjalisty albo zajętym pomieszczeniem. To wystarcza, aby zespół poprawił proces bez przenoszenia całego dnia do wiadomości i prywatnych kalendarzy.