Status płatności powinien być widoczny przy wizycie
Gdy grafik i rozliczenia są prowadzone osobno, recepcja nie wie, czy termin został już opłacony, a właściciel dopiero po czasie odkrywa rosnącą listę zaległości. W CaReMe płatność jest powiązana z konkretną wizytą i usługą.
Klient może zapłacić online przez Przelewy24. Wynik transakcji wraca do systemu, dzięki czemu zespół nie musi ręcznie porównywać każdej rezerwacji z historią rachunku bankowego.
Zaległość ma trafić do wyjaśnienia, a nie zniknąć w kalendarzu
Brak płatności może wynikać z odwołania, zmiany terminu, ustalonej formy rozliczenia albo zwykłego przeoczenia. Lista należności pomaga zebrać takie przypadki i sprawdzić je po kolei. System pokazuje status, ale nie rozstrzyga za placówkę, czy dana kwota rzeczywiście powinna zostać pobrana.
Zasady płatności i odwołań nadal ustala placówka. CaReMe pomaga je stosować konsekwentnie, ponieważ termin, usługa, klient i rozliczenie są ze sobą połączone.
Bez obietnicy automatycznego pobierania kolejnych opłat
Obecna wersja obsługuje płatności online przez Przelewy24 i statusy płatności. Nie prowadzi automatycznych cyklicznych obciążeń klienta. Jeżeli współpraca jest rozliczana regularnie, każda należność musi wynikać z przyjętego przez placówkę sposobu rozliczenia.
Dane o płatnościach można później uwzględniać w raportach, aby zestawić rozliczone wizyty z kosztami i pozostałymi informacjami zarządczymi.
Najpierw ustal moment płatności i zasady wyjątków
Samo uruchomienie Przelewy24 nie odpowiada na pytanie, kiedy klient powinien zapłacić. Inna zasada może obowiązywać przy pierwszej konsultacji, inna przy stałych spotkaniach, a jeszcze inna przy płatności dokonywanej przez opiekuna. Zanim wyślesz pierwszy link, zapisz prostą regułę: kiedy powstaje należność, do kiedy można zmienić termin i kto podejmuje decyzję w sytuacji wyjątkowej.
- Powiąż płatność z konkretną wizytą, usługą i osobą, której dotyczy rozliczenie.
- Oddziel nieudaną transakcję od należności, której klient jeszcze nie próbował opłacić.
- Regularnie przeglądaj sprawy wymagające wyjaśnienia, zamiast wysyłać automatyczny monit do wszystkich.
Komunikację przed i po terminie porządkują przypomnienia i zasady odwołań, a przebieg konkretnego spotkania znajdziesz w historii wizyt. Dla firm pracujących w stałym rytmie przygotowaliśmy też poradnik, jak ustalić zasady płatności przy regularnych treningach.
CaReMe pokazuje stan transakcji i pomaga wrócić do nierozliczonych spraw. Nie pobiera jednak automatycznie kolejnych opłat i nie rozstrzyga sporów. To placówka decyduje, czy należność jest zasadna, oraz prowadzi kontakt z klientem w sposób zgodny z własnym regulaminem i ustaleniami.
