Płatności i zaległości

Status płatności powinien być widoczny przy wizycie

Gdy grafik i rozliczenia są prowadzone osobno, recepcja nie wie, czy termin został już opłacony, a właściciel dopiero po czasie odkrywa rosnącą listę zaległości. W CaReMe płatność jest powiązana z konkretną wizytą i usługą.

Klient może zapłacić online przez Przelewy24. Wynik transakcji wraca do systemu, dzięki czemu zespół nie musi ręcznie porównywać każdej rezerwacji z historią rachunku bankowego.

Zaległość ma trafić do wyjaśnienia, a nie zniknąć w kalendarzu

Brak płatności może wynikać z odwołania, zmiany terminu, ustalonej formy rozliczenia albo zwykłego przeoczenia. Lista należności pomaga zebrać takie przypadki i sprawdzić je po kolei. System pokazuje status, ale nie rozstrzyga za placówkę, czy dana kwota rzeczywiście powinna zostać pobrana.

Zasady płatności i odwołań nadal ustala placówka. CaReMe pomaga je stosować konsekwentnie, ponieważ termin, usługa, klient i rozliczenie są ze sobą połączone.

Bez obietnicy automatycznego pobierania kolejnych opłat

Obecna wersja obsługuje płatności online przez Przelewy24 i statusy płatności. Nie prowadzi automatycznych cyklicznych obciążeń klienta. Jeżeli współpraca jest rozliczana regularnie, każda należność musi wynikać z przyjętego przez placówkę sposobu rozliczenia.

Dane o płatnościach można później uwzględniać w raportach, aby zestawić rozliczone wizyty z kosztami i pozostałymi informacjami zarządczymi.

Najpierw ustal moment płatności i zasady wyjątków

Samo uruchomienie Przelewy24 nie odpowiada na pytanie, kiedy klient powinien zapłacić. Inna zasada może obowiązywać przy pierwszej konsultacji, inna przy stałych spotkaniach, a jeszcze inna przy płatności dokonywanej przez opiekuna. Zanim wyślesz pierwszy link, zapisz prostą regułę: kiedy powstaje należność, do kiedy można zmienić termin i kto podejmuje decyzję w sytuacji wyjątkowej.

• Powiąż płatność z konkretną wizytą, usługą i osobą, której dotyczy rozliczenie.
• Oddziel nieudaną transakcję od należności, której klient jeszcze nie próbował opłacić.
• Regularnie przeglądaj sprawy wymagające wyjaśnienia, zamiast wysyłać automatyczny monit do wszystkich.

Komunikację przed i po terminie porządkują przypomnienia i zasady odwołań, a przebieg konkretnego spotkania znajdziesz w historii wizyt. Dla firm pracujących w stałym rytmie przygotowaliśmy też poradnik, jak ustalić zasady płatności przy regularnych treningach.

CaReMe pokazuje stan transakcji i pomaga wrócić do nierozliczonych spraw. Nie pobiera jednak automatycznie kolejnych opłat i nie rozstrzyga sporów. To placówka decyduje, czy należność jest zasadna, oraz prowadzi kontakt z klientem w sposób zgodny z własnym regulaminem i ustaleniami.