Jak organizować wizyty terapii par w systemie gabinetu?

Sesja terapii par zajmuje jeden termin w kalendarzu, ale uczestniczą w niej dwie osoby. W CaReMe nie można obecnie przypisać dwóch klientów do jednej wizyty, dlatego sposób zapisu trzeba oprzeć na jasnej regule organizacyjnej.

Najprostszy model to jedna wizyta przypisana do osoby, która kontaktuje się z gabinetem i otrzymuje wiadomości dotyczące terminu. Nie należy tworzyć dwóch równoległych wizyt tylko po to, aby odwzorować obecność dwóch osób — taki zapis może zaburzać kalendarz, statystyki i rozliczenia.

To rozwiązanie porządkuje grafik, ale nie rozstrzyga zasad prowadzenia dokumentacji, zbierania zgód ani udostępniania informacji uczestnikom terapii. Te kwestie gabinet powinien ustalić oddzielnie, zgodnie ze swoim modelem pracy i po konsultacji prawnej lub z inspektorem ochrony danych, jeśli jest potrzebna.

Jedna sesja pary powinna zajmować jeden termin

Jeżeli terapeuta prowadzi jedno wspólne spotkanie, kalendarz powinien odzwierciedlać rzeczywiste zajęcie jego czasu. Jedna wizyta ma wtedy określoną usługę, długość, cenę i status.

Utworzenie dwóch wizyt na tę samą godzinę może prowadzić do kilku problemów:

• jedna sesja zostanie policzona jako dwa spotkania,
• system może wykryć kolizję terminów,
• do klientów mogą trafić niezależne wiadomości dotyczące tego samego spotkania,
• rozliczenie może zostać zapisane podwójnie lub przy niewłaściwej wizycie,
• raporty nie będą odpowiadały faktycznej liczbie przeprowadzonych sesji.

W CaReMe właściwym punktem wyjścia jest zatem jedna wizyta przypisana do jednego klienta — najczęściej osoby odpowiedzialnej za kontakt organizacyjny z gabinetem.

Jak wybrać osobę przypisaną do wizyty?

CaReMe nie udostępnia osobnych ról uczestnika, osoby kontaktowej i płatnika w ramach jednej wizyty. Gabinet powinien więc przyjąć prostą, powtarzalną zasadę wyboru klienta, do którego zostanie przypisany termin.

Najczęściej będzie to osoba, która:

• rezerwuje spotkanie,
• uzgadnia zmiany i odwołania,
• ma otrzymywać potwierdzenia oraz przypomnienia,
• reguluje płatność za wizytę, jeżeli taki jest ustalony model rozliczenia.

Jeśli za spotkanie płaci druga osoba, warto ustalić sposób obsługi płatności przed wizytą. Nie należy zakładać, że system automatycznie rozpozna innego płatnika niż klient przypisany do terminu.

W razie zmiany osoby odpowiedzialnej za kontakt lub płatność zespół powinien wiedzieć, kto i kiedy aktualizuje dane organizacyjne. Pozostawienie tej decyzji do chwili rozliczenia zwiększa liczbę wiadomości i ręcznych korekt.

Osobna usługa pomaga chronić grafik

Terapia par powinna być skonfigurowana jako osobna usługa, jeśli różni się od spotkania indywidualnego czasem trwania, ceną, dostępnością terminów albo zasadami odwołania.

Czytelna nazwa, na przykład „Terapia par — 80 min”, ogranicza ryzyko wybrania przez klienta krótszej konsultacji indywidualnej. W opisie usługi warto podać:

• czas trwania sesji,
• informację, że cena dotyczy całego spotkania, jeżeli taki model stosuje gabinet,
• sposób przekazania danych organizacyjnych drugiego uczestnika,
• zasady zmiany i odwołania terminu,
• termin oraz sposób płatności.

Terapia par — sesja 80 minut dla dwóch osób. Podana cena dotyczy całego spotkania. Rezerwacja jest przypisywana do osoby odpowiedzialnej za kontakt z gabinetem. Zmiana lub odwołanie terminu odbywa się zgodnie z zasadami podanymi podczas zapisu.

Nie należy pozostawiać w opisie symboli zastępczych, takich jak „X zł” czy „X godzin”. Przed publikacją usługi trzeba wpisać rzeczywistą cenę i termin bezkosztowego odwołania obowiązujący w danym gabinecie.

Dane drugiego uczestnika a dokumentacja

Brak możliwości przypisania dwóch klientów do jednej wizyty nie oznacza, że dane drugiej osoby należy bez ograniczeń wpisywać w komentarzu do terminu. Zakres zbieranych informacji powinien wynikać z celu, w jakim gabinet je przetwarza.

Jeżeli placówka prowadzi osobną kartę klienta dla każdego uczestnika, może utworzyć dwie karty. Nie spowoduje to jednak automatycznego powiązania obu kart z jedną wizytą. Sposób dokumentowania wspólnych i indywidualnych spotkań trzeba zatem opisać w wewnętrznej procedurze.

W CaReMe dostępne są karty klientów, historia wizyt, notatki, notatki techniczne oraz obsługa dokumentów. Wybór miejsca zapisu informacji powinien odpowiadać ich charakterowi. Dane organizacyjne nie powinny być mieszane z notatkami merytorycznymi z terapii.

Zasady dotyczące zgód, podstaw przetwarzania danych, dostępu uczestników do dokumentacji i przekazywania informacji wymagają odrębnej oceny. Pomocne mogą być artykuły o zgodach i danych pacjenta w systemie oraz o RODO w gabinecie terapeutycznym na przykładzie Medfile i CaReMe. Materiały organizacyjne nie zastępują indywidualnej porady prawnej.

Przypomnienia i odwołania wymagają jednej reguły

CaReMe obsługuje wiadomości SMS, e-maile i przypomnienia. Ponieważ wizyta jest przypisana do jednego klienta, gabinet powinien wcześniej ustalić, że to ta osoba odpowiada za przekazywanie ustaleń organizacyjnych drugiemu uczestnikowi — jeżeli taki model komunikacji został przyjęty.

W potwierdzeniu rezerwacji warto jasno określić:

• kto otrzymuje wiadomości dotyczące wizyty,
• jak zgłosić zmianę lub odwołanie,
• czy odwołanie przekazane przez osobę kontaktową dotyczy całej wspólnej sesji,
• kiedy może zostać naliczona opłata zgodnie z zasadami gabinetu.

Przy wspólnej sesji odwoływany jest jeden termin. Jedna wizyta w kalendarzu pozwala zachować jeden status i jedną historię zmian, bez konieczności aktualizowania dwóch równoległych zdarzeń.

Jak obsługiwać płatność za sesję pary?

Najmniej niejasności powstaje wtedy, gdy gabinet określa jedną cenę za całe spotkanie i z góry wskazuje osobę odpowiedzialną za płatność. Uczestnicy mogą rozliczać się między sobą poza systemem, jeśli tak uzgodnią.

CaReMe obsługuje płatności online przez Przelewy24 oraz statusy płatności. System nie ma jednak potwierdzonej funkcji dzielenia jednej należności między dwóch klientów ani osobnej roli płatnika przy wspólnej wizycie. Jeśli płatność ma zostać formalnie podzielona albo dokumenty sprzedażowe mają trafić do różnych osób, gabinet powinien wcześniej opracować odrębny sposób obsługi takiej sytuacji.

Przed rezerwacją klient powinien wiedzieć:

• czy cena jest naliczana za spotkanie, czy za osobę,
• kto dokonuje płatności,
• w jakim terminie należy zapłacić,
• jakie zasady obowiązują przy późnym odwołaniu.

Spójny zapis poprawia jakość raportów

Niespójności przy rejestrowaniu sesji par ujawniają się często dopiero podczas analizy kalendarza, przychodów i nieodbytych wizyt. Do typowych przyczyn należą:

• tworzenie dwóch wizyt dla jednej sesji,
• zapisywanie pary jako konsultacji indywidualnej,
• używanie kilku nazw dla tej samej usługi,
• zmienianie osoby przypisanej do wizyty bez przyjętej reguły,
• niespójne oznaczanie odwołań.

Jedna stała nazwa usługi i jeden sposób tworzenia wizyty ułatwiają analizę liczby spotkań, obłożenia i przychodów. Nowy wariant usługi warto dodawać wtedy, gdy rzeczywiście zmienia się czas, cena, forma spotkania lub sposób raportowania, a nie tylko używane określenie.

Procedura wdrożenia krok po kroku

1. Utwórz osobną usługę. Ustal jej nazwę, czas trwania, cenę i dostępność w kalendarzu.
2. Wybierz zasadę przypisania wizyty. Najczęściej termin będzie przypisany do osoby odpowiedzialnej za kontakt z gabinetem.
3. Określ sposób zbierania niezbędnych danych. Nie gromadź informacji o drugiej osobie bez ustalenia celu i zasad ich przetwarzania.
4. Ustal odbiorcę wiadomości. Wyjaśnij uczestnikom, kto otrzymuje potwierdzenia, przypomnienia i informacje o zmianach.
5. Opisz płatność i odwołania. Podaj cenę za sesję, termin płatności oraz obowiązującą politykę odwołań.
6. Nie duplikuj wizyty. Dwie osoby uczestniczące w jednym spotkaniu nie powinny automatycznie oznaczać dwóch zdarzeń w kalendarzu.
7. Sprawdź dane po kilku tygodniach. Oceń, czy zespół musi ręcznie poprawiać usługę, płatność, odbiorcę wiadomości lub status wizyty.

Podsumowanie

W CaReMe nie można obecnie przypisać dwóch klientów do jednej wizyty. Sesję terapii par najlepiej więc zapisać jako jeden termin przypisany do osoby odpowiedzialnej za kontakt organizacyjny. Pozwala to zachować prawidłowe zajęcie kalendarza i nie zawyżać liczby spotkań.

Osobno trzeba ustalić sposób prowadzenia kart klientów, dokumentacji, zgód i rozliczeń. Jedna pozycja w kalendarzu opisuje zajęcie czasu terapeuty, ale nie przesądza o prawnych ani klinicznych zasadach pracy z uczestnikami.

Jeśli chcesz omówić konfigurację usług, rezerwacji, przypomnień i płatności w CaReMe, skorzystaj z formularza kontaktowego CaReMe.