Regulamin Świadczenia Usług

SYSTEMU CAREMEAPP

w modelu Software as a Service (SaaS)

§1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną przez Safety Software Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, adres: ul. Półanki 80, 30-740 Kraków, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001196649, NIP: PL 6793342803, REGON: 542821668, zwaną dalej „Dostawcą”, za pośrednictwem systemu informatycznego CaReMeApp, dostępnego w modelu Software as a Service (SaaS).
2. Regulamin stanowi regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu właściwych przepisów prawa oraz określa prawa i obowiązki Dostawcy oraz podmiotów korzystających z Systemu.
3. System CaReMeApp przeznaczony jest wyłącznie dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, działalność zawodową lub działalność instytucjonalną, w szczególności dla placówek, gabinetów, praktyk specjalistycznych, podmiotów leczniczych oraz innych profesjonalnych użytkowników korzystających z Systemu w związku z prowadzoną działalnością.
4. Regulamin nie jest skierowany do konsumentów. Do Umów zawieranych na podstawie Regulaminu nie stosuje się przepisów dotyczących umów zawieranych z konsumentami, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.
5. Korzystanie z Systemu wymaga uprzedniego zapoznania się z Regulaminem i jego akceptacji.

§2. Definicje

Na potrzeby niniejszego Regulaminu przyjmuje się następujące znaczenie pojęć:

1. System / CaReMeApp – system informatyczny udostępniany przez Dostawcę w modelu SaaS, obejmujący funkcjonalności służące w szczególności do zarządzania wizytami, organizacji pracy, prowadzenia kartotek, dokumentowania świadczeń, obsługi rozliczeń oraz integracji z usługami zewnętrznymi.
2. Klient – podmiot korzystający z Systemu na podstawie Umowy zawartej z Dostawcą.
3. Użytkownik – osoba fizyczna upoważniona przez Klienta do korzystania z Systemu w jego imieniu.
4. Umowa – umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną polegających na udostępnianiu Systemu w modelu SaaS, zawarta pomiędzy Dostawcą a Klientem na zasadach określonych w Regulaminie.
5. Okres Abonamentowy – okres, na jaki Klient wykupił dostęp do Systemu, tj. okres miesięczny albo roczny.
6. Dane Klienta – wszelkie dane i treści wprowadzone do Systemu przez Klienta lub osoby działające w jego imieniu, w tym dane osobowe, dokumenty, notatki, opisy świadczeń, dane pacjentów, dane organizacyjne i rozliczeniowe.
7. DPA – umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zawierana pomiędzy Dostawcą a Klientem, o ile jest wymagana przepisami prawa i charakterem korzystania z Systemu.

§3. Przedmiot i zakres usług

1. Na podstawie Umowy Dostawca zobowiązuje się do odpłatnego udostępniania Klientowi Systemu przez czas trwania opłaconego Okresu Abonamentowego, a Klient zobowiązuje się do terminowego uiszczania wynagrodzenia oraz korzystania z Systemu zgodnie z Regulaminem, przepisami prawa oraz jego przeznaczeniem.
2. System może obejmować w szczególności funkcjonalności związane z:
   1. zarządzaniem harmonogramem i wizytami;
   2. prowadzeniem kartotek i dokumentacji;
   3. organizacją pracy zespołu;
   4. obsługą płatności i rozliczeń;
   5. komunikacją systemową;
   6. integracjami z zewnętrznymi usługami, w tym integracjami API.
3. Szczegółowy zakres funkcjonalny Systemu może wynikać z wybranego planu, oferty, specyfikacji wdrożenia, uzgodnień indywidualnych albo aktualnego opisu funkcjonalności publikowanego przez Dostawcę.
4. Dostawca nie świadczy za pośrednictwem Systemu usług medycznych, terapeutycznych, diagnostycznych, księgowych, prawnych ani doradczych. System stanowi wyłącznie narzędzie informatyczne wspierające działalność Klienta.
5. Dostawca nie weryfikuje merytorycznej poprawności Danych Klienta ani zgodności ich treści z przepisami prawa, chyba że co innego wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów albo z odrębnej umowy.

§4. Charakter relacji i odpowiedzialność za dane

1. Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za:
   1. legalność gromadzenia i przetwarzania danych wprowadzanych do Systemu;
   2. posiadanie odpowiednich podstaw prawnych do przetwarzania danych osobowych;
   3. spełnienie obowiązków informacyjnych wobec osób, których dane dotyczą;
   4. prawidłowość, kompletność, aktualność i adekwatność danych wprowadzanych do Systemu;
   5. zgodność treści komunikacji kierowanej do pacjentów, klientów lub innych odbiorców z przepisami prawa.
2. W zakresie, w jakim Klient wprowadza do Systemu dane osobowe, w szczególności dane pacjentów lub dane szczególnych kategorii, Klient pozostaje administratorem tych danych, a Dostawca działa jako podmiot przetwarzający na zasadach określonych w odrębnej umowie powierzenia przetwarzania danych albo innych uzgodnieniach zgodnych z przepisami prawa.
3. Dostawca nie nabywa żadnych praw do Danych Klienta, poza uprawnieniem do ich przetwarzania w zakresie niezbędnym do wykonania Umowy, zapewnienia działania Systemu, usuwania awarii, ochrony bezpieczeństwa, wykonywania kopii zapasowych oraz realizacji obowiązków prawnych.

§5. Zawarcie Umowy

1. Do zawarcia Umowy dochodzi z chwilą łącznego spełnienia następujących warunków:
   1. utworzenia konta albo uruchomienia dostępu do Systemu dla Klienta;
   2. akceptacji Regulaminu;
   3. dokonania płatności za wybrany Okres Abonamentowy, chyba że strony uzgodniły inny model uruchomienia usługi.
2. Umowa zostaje zawarta na czas określony odpowiadający wybranemu i opłaconemu Okresowi Abonamentowemu.
3. Dostępne mogą być w szczególności następujące modele rozliczenia:
   1. abonament miesięczny;
   2. abonament roczny płatny z góry.
4. Umowa nie odnawia się automatycznie, o ile strony wyraźnie nie uzgodnią inaczej w odrębnym porozumieniu.
5. Dokonanie kolejnej płatności traktuje się jako zawarcie Umowy na kolejny Okres Abonamentowy albo przedłużenie korzystania z Systemu na kolejny opłacony okres.

§6. Warunki techniczne korzystania z Systemu

1. Korzystanie z Systemu wymaga:
   1. dostępu do sieci Internet;
   2. aktualnej przeglądarki internetowej;
   3. urządzenia umożliwiającego bezpieczne korzystanie z usług online;
   4. aktywnego adresu e-mail, jeżeli jest on wykorzystywany do logowania, komunikacji lub obsługi konta.
2. Klient ponosi odpowiedzialność za zapewnienie po swojej stronie odpowiednich warunków technicznych, organizacyjnych i bezpieczeństwa umożliwiających prawidłowe korzystanie z Systemu.
3. Klient zobowiązany jest do należytego zabezpieczenia danych dostępowych, kont użytkowników, urządzeń końcowych oraz własnej infrastruktury wykorzystywanej do korzystania z Systemu.
4. Klient zobowiązuje się nie udostępniać danych dostępowych osobom nieuprawnionym oraz niezwłocznie informować Dostawcę o każdym podejrzeniu naruszenia bezpieczeństwa konta lub nieuprawnionego dostępu.

§7. Wynagrodzenie i płatności

1. Korzystanie z Systemu jest odpłatne, chyba że Dostawca wyraźnie przewidział dostęp nieodpłatny, testowy albo promocyjny.
2. Wysokość wynagrodzenia za korzystanie z Systemu wynika z oferty Dostawcy, indywidualnych ustaleń z Klientem albo aktualnego cennika.
3. Ceny podawane przez Dostawcę są cenami netto, do których doliczany jest podatek VAT według obowiązujących przepisów, chyba że wyraźnie wskazano inaczej.
4. Płatności mogą być realizowane za pośrednictwem operatorów płatności obsługiwanych przez Dostawcę, w szczególności takich jak Przelewy24 lub Stripe, albo w inny uzgodniony sposób.
5. Nieuiszczenie płatności w terminie uprawnia Dostawcę do:
   1. odmowy aktywacji usługi;
   2. zawieszenia dostępu do Systemu;
   3. wstrzymania świadczenia usług dodatkowych;
   4. rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym po uprzednim wezwaniu do zapłaty, jeżeli opóźnienie ma charakter istotny.

§8. Rezygnacja z usługi i wygaśnięcie dostępu

1. Klient może zrezygnować z korzystania z Systemu w każdym czasie, bez obowiązku zachowania okresu wypowiedzenia.
2. Rezygnacja wywołuje skutek na koniec aktualnie opłaconego Okresu Abonamentowego, co oznacza, że:
   1. Umowa trwa do końca okresu, za który została uiszczona opłata;
   2. po upływie tego okresu dostęp do Systemu nie jest przedłużany;
   3. Dostawca nie jest zobowiązany do zwrotu wynagrodzenia za rozpoczęty i opłacony Okres Abonamentowy, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.
3. Po zakończeniu Umowy konto Klienta może zostać dezaktywowane, a dostęp do Systemu zablokowany.

§9. Dane po zakończeniu Umowy

1. Po zakończeniu Umowy Klient ma prawo, przez okres 30 dni od dnia wygaśnięcia dostępu do Systemu, żądać umożliwienia eksportu swoich danych lub pobrania dokumentacji w zakresie przewidzianym przez funkcjonalności Systemu albo uzgodnionym z Dostawcą.
2. Po upływie okresu, o którym mowa w ust. 1, Dostawca może zablokować możliwość dalszego dostępu do danych, a następnie przystąpić do ich usunięcia lub anonimizacji zgodnie z:
   1. obowiązującymi przepisami prawa;
   2. umową powierzenia przetwarzania danych;
   3. przyjętą polityką retencji;
   4. cyklem nadpisywania kopii zapasowych.
3. Dostawca może przechowywać dane po zakończeniu Umowy wyłącznie w zakresie i przez czas niezbędny do:
   1. wykonania obowiązków prawnych;
   2. obrony przed roszczeniami lub dochodzenia roszczeń;
   3. zapewnienia integralności i bezpieczeństwa kopii zapasowych do czasu zakończenia ich cyklu retencyjnego.

§10. Dostępność Systemu, prace techniczne i wsparcie

1. Dostawca dokłada należytej staranności, aby zapewnić prawidłowe działanie Systemu, jednak usługa świadczona jest w modelu best effort.
2. Dostawca nie gwarantuje określonego poziomu dostępności Systemu, chyba że strony wyraźnie uzgodniły odrębny dokument SLA.
3. Dostawca jest uprawniony do czasowego ograniczenia dostępności Systemu w zakresie niezbędnym do:
   1. przeprowadzenia prac technicznych, serwisowych lub aktualizacyjnych;
   2. usunięcia awarii lub podatności;
   3. ochrony bezpieczeństwa Systemu lub danych;
   4. wykonania obowiązków prawnych.
4. Dostawca będzie, w miarę możliwości, planował prace techniczne w sposób ograniczający ich wpływ na korzystanie z Systemu.
5. Wsparcie techniczne świadczone jest na zasadach określonych przez Dostawcę, w szczególności za pośrednictwem wskazanych kanałów kontaktu, bez gwarancji określonych czasów reakcji lub naprawy, chyba że strony uzgodniły inaczej.

§11. Zakres odpowiedzialności Dostawcy

1. Dostawca ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy wyłącznie w granicach rzeczywistej szkody pozostającej w normalnym związku przyczynowym z działaniem lub zaniechaniem Dostawcy, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z niniejszego Regulaminu.
2. Odpowiedzialność Dostawcy wobec Klienta, niezależnie od podstawy prawnej roszczenia, ogranicza się do łącznej wysokości wynagrodzenia rzeczywiście zapłaconego przez Klienta na rzecz Dostawcy z tytułu korzystania z Systemu w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie będące podstawą roszczenia.
3. Ograniczenie odpowiedzialności, o którym mowa w ust. 2, nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie.
4. W maksymalnym zakresie dopuszczalnym przez prawo Dostawca nie odpowiada za:
   1. utracone korzyści, spodziewane zyski, utratę klientów, utratę reputacji lub szkody pośrednie;
   2. skutki podania przez Klienta danych nieprawdziwych, niepełnych, nieaktualnych lub wprowadzonych bez podstawy prawnej;
   3. skutki decyzji medycznych, terapeutycznych, organizacyjnych lub biznesowych podejmowanych przez Klienta lub Użytkowników na podstawie danych przechowywanych w Systemie;
   4. szkody wynikające z niewłaściwego korzystania z Systemu, udostępnienia danych dostępowych osobom nieuprawnionym lub naruszenia przez Klienta zasad bezpieczeństwa;
   5. zakłócenia, awarie albo przerwy spowodowane siłą wyższą, działaniem osób trzecich, awarią usług zewnętrznych, problemami po stronie operatorów płatności, operatorów telekomunikacyjnych lub infrastruktury pozostającej poza kontrolą Dostawcy;
   6. treść, legalność, kompletność, jakość i przydatność Danych Klienta.

§12. Obowiązki i ograniczenia po stronie Klienta

1. Klient zobowiązuje się korzystać z Systemu zgodnie z jego przeznaczeniem, Regulaminem, przepisami prawa, dobrymi obyczajami oraz zasadami bezpieczeństwa.
2. Klient nie jest uprawniony do:
   1. wykorzystywania Systemu w sposób mogący zakłócić jego działanie;
   2. podejmowania działań zmierzających do obejścia zabezpieczeń Systemu;
   3. wprowadzania do Systemu treści bezprawnych, naruszających prawa osób trzecich albo zagrażających bezpieczeństwu infrastruktury;
   4. wykorzystywania Systemu do przesyłania niezamówionych informacji handlowych, spamu lub treści szkodliwych.
3. Klient ponosi odpowiedzialność za działania i zaniechania swoich Użytkowników jak za własne działania i zaniechania.

§13. Audyty, testy bezpieczeństwa i dostęp do infrastruktury

1. Klient nie jest uprawniony do samodzielnego przeprowadzania audytów technicznych, testów penetracyjnych, skanów podatności, prób obciążeniowych ani innych działań ingerujących w infrastrukturę Dostawcy bez uprzedniej, wyraźnej zgody Dostawcy wyrażonej na piśmie lub w formie dokumentowej.
2. Jakiekolwiek czynności weryfikacyjne dotyczące bezpieczeństwa, zgodności lub przetwarzania danych mogą być realizowane wyłącznie na zasadach określonych w odrębnych uzgodnieniach, w szczególności w DPA, politykach bezpieczeństwa, kwestionariuszach compliance lub innych uzgodnionych procedurach.
3. Klientowi nie przysługuje prawo do fizycznego dostępu do infrastruktury Dostawcy, oprogramowania bazowego, środowisk serwerowych ani wewnętrznych mechanizmów bezpieczeństwa Dostawcy.

§14. Prawa własności intelektualnej

1. Wszelkie prawa własności intelektualnej do Systemu, jego kodu źródłowego i wynikowego, architektury, interfejsów, baz danych, dokumentacji, materiałów wdrożeniowych, znaków, nazw, elementów graficznych, rozwiązań funkcjonalnych oraz wszelkich innych elementów składających się na CaReMeApp przysługują Dostawcy albo podmiotom, od których Dostawca uzyskał odpowiednie uprawnienia.
2. Zawarcie Umowy nie skutkuje przeniesieniem na Klienta jakichkolwiek praw własności intelektualnej do Systemu.
3. Klient otrzymuje wyłącznie niewyłączne, niezbywalne, ograniczone czasowo prawo do korzystania z Systemu w zakresie wynikającym z Umowy i jego przeznaczenia.

§15. Zakaz inżynierii wstecznej i działań konkurencyjnych

1. Bez uprzedniej pisemnej zgody Dostawcy Klient nie jest uprawniony do:
   1. dekompilowania, dezasemblowania ani podejmowania prób odtworzenia kodu źródłowego Systemu;
   2. obchodzenia mechanizmów ochronnych, licencyjnych lub bezpieczeństwa;
   3. analizowania Systemu w celu stworzenia produktu konkurencyjnego lub funkcjonalnie równoważnego;
   4. kopiowania, powielania albo wykorzystywania istotnych rozwiązań funkcjonalnych, architektonicznych lub organizacyjnych Systemu poza zakresem dozwolonego korzystania.
2. Zakaz, o którym mowa w ust. 1, obowiązuje w maksymalnym zakresie dopuszczalnym przez przepisy prawa.

§16. Integracje z usługami zewnętrznymi

1. System może umożliwiać integrację z usługami zewnętrznymi, w szczególności systemami płatności, serwisami rezerwacyjnymi, stronami internetowymi Klienta, usługami komunikacyjnymi oraz innymi interfejsami API.
2. Dostawca nie ponosi odpowiedzialności za dostępność, poprawność działania, zgodność z prawem ani bezpieczeństwo usług zewnętrznych świadczonych przez podmioty trzecie, chyba że szkoda wynika wyłącznie z zawinionego działania Dostawcy.
3. Klient ponosi odpowiedzialność za zapewnienie, aby korzystanie z usług zewnętrznych w połączeniu z Systemem odbywało się zgodnie z prawem, warunkami tych usług oraz przy zachowaniu właściwych podstaw prawnych przetwarzania danych.

§17. Poufność

1. Strony zobowiązują się do zachowania w poufności wszelkich informacji technicznych, organizacyjnych, handlowych i prawnych uzyskanych w związku z zawarciem lub wykonywaniem Umowy, które nie są publicznie dostępne.
2. Obowiązek poufności nie dotyczy informacji:
   1. powszechnie znanych lub publicznie dostępnych w sposób zgodny z prawem;
   2. ujawnianych na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa lub prawomocnego żądania uprawnionego organu;
   3. których ujawnienie jest niezbędne dla należytego wykonania Umowy, przy zachowaniu odpowiednich zabezpieczeń.

§18. Reklamacje

1. Klient może składać reklamacje dotyczące funkcjonowania Systemu lub sposobu świadczenia usług przez Dostawcę.
2. Reklamacja powinna zawierać co najmniej:
   1. dane identyfikujące Klienta;
   2. opis problemu;
   3. wskazanie okoliczności uzasadniających reklamację;
   4. w miarę możliwości – oczekiwany sposób rozpatrzenia.
3. Reklamacje mogą być składane w formie elektronicznej na adres wskazany przez Dostawcę do kontaktu.
4. Dostawca rozpatruje reklamację w rozsądnym terminie, z uwzględnieniem charakteru sprawy i niezbędnego zakresu weryfikacji.

§19. Zmiany Regulaminu

1. Dostawca jest uprawniony do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności w przypadku:
   1. zmiany przepisów prawa;
   2. zmiany modelu świadczenia usług;
   3. zmiany funkcjonalności Systemu;
   4. zmiany wymogów bezpieczeństwa;
   5. zmiany warunków technicznych lub organizacyjnych świadczenia usług.
2. Zmieniony Regulamin podlega publikacji lub doręczeniu Klientowi w sposób przyjęty przez Dostawcę.
3. Zmiany Regulaminu nie naruszają praw nabytych Klienta w odniesieniu do już opłaconego Okresu Abonamentowego, chyba że zmiana wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa lub jest konieczna dla zapewnienia zgodności z prawem bądź bezpieczeństwa Systemu.

§20. Prawo właściwe i właściwość sądu

1. Do Umowy oraz wszelkich stosunków prawnych wynikających z Regulaminu stosuje się prawo polskie.
2. Wszelkie spory wynikające z Umowy lub związane z korzystaniem z Systemu będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Dostawcy w Krakowie.

§21. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają właściwe przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
2. Jeżeli którekolwiek z postanowień Regulaminu okaże się nieważne, bezskuteczne lub niewykonalne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień.
3. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego publikacji albo z dniem wskazanym przez Dostawcę.